一、中铁十一局电务公司信息化动因分析

　　中铁十一局集团电务工程有限公司是从事通信、信号、电力、电气化、送变电和工民建工程施工的国家一级施工企业，原名为中铁第十一工程局电务工程处。现有职工1600余人，资产总额达2亿多元， 拥有先进的施工技术和精良的施工设备，年施工生产能力4亿元以上"。 是我国铁路系统从事电信、电力、信号、工民建的国有大型集团企业。

　　中铁十一局集团电务工程和有限公司总部设在湖北省湘潭市，下辖十二大一级分公司，总部：集团管理机构，全面把握企业采购、生产、施工的总体业务和个分公司的组织、业务人事的管理；
全国分公司：按不同集团的部署，各自完成施工任务、建设任务、电务工程项目等，向总部汇报、承报工作情况、工程进展情况、项目招标情况等企业重大事宜的汇报工作。

　　企业自1996年开设在全国建立的新的分支机构以来，每天有大量的公文、信息资料等大量工作需要及时、快捷的处理和发放，但是原有的传统办公模式，整个公文的拟办、公文的起草、公文的审核、集团领导的批示、成文文件的分发工作成为集团公司在办公处理和上传下达工作中的一个极大的瓶颈，使得很多的工作因此而延误，有时这能是依靠传统的电话、传真、手机等来代替规范的公文审批、下发等工作，这样既不规范、有不能确保公文的处理的严肃型，有时公文处理事实上已经结束，但是为了保证传统的公文模式，不得不在从新起草、会签、审批等工作。在此集团领导为了提高整个集团的工作效率和办公的高效化、严密型、快捷性、安全性、完整性，迫切需要网上异地协同办公自动化系统，由此，中铁十一局集团电务工程有限公司在北京对协同办公自动化系统公开招标。 　

　1.办公自动化系统目标
加强对整个公司的办公事务的监控力度，对人员的工作情况的监控、管理；
实现对全国分公司各类公文信息文档的集中化管理、处理；
帮助企业提高办公处理效率；
实现公文数据的集中化、数字化处理；
方便查询并可为领导决策提供更为准确、及时、丰富的依据；

　　2．应用范围
　　中铁十一局集团电务工程有限公司此次采用的网上协同办公自动化系统从公文的公文、email、员工办公、分公司办公、集团会议室、集团公司车联管理和公文流转入手，将传统手工操作控制，代之以信息系统控制，从而将事前的高体力、人力的管理控制，改变成为事中控制，尽可能将企业办公事务过程中的不确定因素改变成为可以控制的因素。在系统中将实现下面的几点控制指标：人员工作管理、公司公文控制、集团在建工程控制、会议控制、集团车辆控制。

三、系统启用后的管理效果评析

　　中铁十一局集团电务工程有限公司采用 在线协同办公系统后，其运营链上的各单位均可通过互联网登陆到中铁十一局集团电务工程有限公司协同办公系统，根据不同的权限了解相关办公、业务情况，不同部门的工作情况，对不同分公司下达工作任务后的执行、完成情况、公司新的通告、各种公文的处理情况，尤其是在外经常出差的经理和工作人员，通过互联网即可快速、全面地了解公司所有和自己办公有关的所有事务情况，使得原来由于相关经理的外出、出差而使公文无法及时处理的时间由原来的十天缩短到现在的一天。管理层获得相关公文和其他信息只需打开电脑，滑动鼠标，按动按钮这么简单。

　　 在线协同办公系统的主要功能之一是理顺流程，支持数据处理和查询。这套系统是中铁十一局集团电务工程有限公司市场信息化和电子商务平台的起点，通过它，实现从集团到分支结构在办公自动化环节的数据流、信息流完美整合--

　　 其一，从公司结构上：通过在线协同办公系统的办公系统数据输入，从这个平台上随时随地查询自己职能部门的工作情况、在建项目的进展、实施情况。集团也同时可以通过即时查询各智能部门、分公司的工作情况来进行调控和管理，避免了各环节之间可能引起的在相关任务、公文等方面的重复雷同的情况，从而提高工作效率
　　
　　 其二，网络化管理的信息系统将事前控制改为事中控制：通过对业务流程的完整描述，尽可能将企业运行过程中的不易掌控的因素改变成为可以掌控的因素；领导层和决策层可实时查询，准确把握，更好把握和完善决策方案。

　　 其三，该系统采用ASP模式来进行运行和管理，远程维护和升级等工作由 信海科技发展公司通过网络来进行，同时中铁十一局集团电务工程有限也无须在专业人员上进行更多的投入，极大的降低了成本。